Privacy- en cookieverklaring

Via mijn website verzamel ik her en der gegevens van je. En besluit je klant van me te worden, dan heb ik ook gegevens van je nodig. In deze Privacyverklaring lees je welke gegevens ik van je verzamel, met welk doel ik dat doe, wie deze informatie nog meer ziet en hoe lang jouw gegevens worden bewaard.

Heb je vragen over deze verklaring? Je kunt contact met ons opnemen via info@selmafoeken.nl of bellen naar: 06 – 1111 7019.

Het bedrijf Selma Foeken

Selma Foeken
Voltastraat 4
6716 AJ Ede
Telefoon: 06 1111 7019
KVK-nummer: 34350281

Ik ben niet de enige die in het bedrijf Selma Foeken werkt. Ook mijn echtgenote en businesspartner Florien Versteegh werkt in mijn bedrijf. Vandaar dat ik het in deze privacyverklaring over ‘we’ heb. Want zowel ik als Florien zien en verwerken persoonlijke gegevens van jou.

Algemeen

We vinden het belangrijk om vertrouwelijk met jouw gegevens om te gaan. En niet alleen omdat we verplicht zijn dat volgens de AVG te doen. We gebruiken je persoonsgegevens voor het doel waarvoor je ze aan ons hebt gegeven. Dit betekent dat we niks geks met jouw gegevens doen en deze al helemaal niet verkopen. Uiteraard gebeurt de verwerking van jouw gegevens in overeenstemming met de AVG.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle informatie die je met ons deelt:

  • Online als je onze website bezoekt, een contactformulier invult, een reactie op ons blog geeft, ons een e-mail stuurt, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of voor een van onze workshops of trainingen, of als je een afspraak in onze online agenda inboekt.
  • Offline als je informatie met ons deelt. Bijvoorbeeld als je ons belt of ons tijdens een ontmoeting jouw e-mail adres geeft omdat je onze nieuwsbrief of informatie wilt ontvangen, als je offline een van onze diensten koopt of als je klant van ons bent.

Welke informatie verzamelen we online?

We verzamelen geen persoonlijke informatie van jou als je onze website bezoekt. Tenzij je deze vrijwillig met ons deelt. Je kunt onze website dus anoniem bezoeken.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. We hebben namelijk Google Analytics op onze website geïnstalleerd. Hierdoor kunnen we zien wanneer en hoe vaak onze website bezocht wordt en welke pagina’s bezoekers bekijken. We hebben ervoor gezorgd dat jouw IP-adres wordt geanonimiseerd. Dat betekent dat wij en Google niet kunnen zien wie jij bent. Wij hebben Google ook geen toestemming gegeven om de verkregen informatie met anderen te delen. Dit is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die wij met Google hebben afgesloten.

Daarnaast vind je op onze website social media deelknoppen. Hierdoor kun je ons ook makkelijk op social media vinden en kun je onze berichten via deze media delen. Om deze knoppen te laten werken worden cookies geplaatst. Lees in de privacyverklaringen van Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Google+ / Youtube en Pinterest welke persoonsgegevens deze bedrijven via de cookies verwerken en hoe ze met jouw privacy omgaan.

Selma’s updates

Als je je voornaam en e-mailadres achterlaat om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief (Selma’s updates), dan gebruiken we deze gegevens alleen om de nieuwsbrief naar je toe te sturen. Meld je je af, dan verwijderen wij je gegevens uit onze database. Voor het toesturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een autoresponder. Met dit bedrijf hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Reactie op het blog

Geef je een reactie op een blogartikel, dan zien ook andere bezoekers van onze website je naam en – mits je die hebt ingevuld – ook je url. Vul je ook je e-mail adres in, dan wordt dit niet zichtbaar voor andere bezoekers van onze website. Wij kunnen wel zien wat jouw e-mail adres is, maar we doen hier verder niets mee. Ook het bedrijf dat onze website beheert en onderhoudt kan jouw e-mail adres zien. Met dit bedrijf hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten. Zolang het blogartikel online staat, zal ook jouw reactie zichtbaar blijven.

Contactformulier

De gegevens die je via een contactformulier invult gebruiken we om contact met je op te nemen. Deze gegevens worden aan de achterkant van onze website opgeslagen. Daarom is de verwerkingsovereenkomst die wij met de beheerder van onze website hebben afgesloten ook hierop van toepassing.

Aanmelding voor een training of workshop

Meld je je via de website aan voor een van onze workshops of trainingen, dan hebben wij persoonsgegevens van je nodig voor het maken van een factuur. Wij maken hierbij gebruik van een beveiligd facturatiesysteem. Met de aanbieder van dit systeem hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Ook hebben wij je gegevens nodig om je te kunnen benaderen voor zaken die met die specifieke workshop en/of training te maken hebben. Betaal je via Ideal, dan is het goed om te weten dat wij gebruik maken van een beveiligde betaalomgeving waarbij wij hebben aangegeven dat je rekeningnummer geanonimiseerd wordt. Zowel de aanbieder als wij zien dus niet wat jouw rekeningnummer is. Ook met de aanbieder van de betaalomgeving hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Ook onze boekhouder ziet de factuur en dus jouw persoonsgegevens. Daarom hebben we ook met haar een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Online agenda

Je kunt zelf een afspraak inplannen in onze online agenda. De gegevens die je hierin achterlaat gebruiken we om contact met je op te nemen. Met de aanbieder van deze agenda-tool hebben we een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

E-mail

Zodra je ons mailt, deel je feitelijk persoonsgegevens met ons. Deze gegevens gebruiken wij voor het doel waarvoor je deze gegevens aan ons verstrekt hebt. Met de aanbieder van de e-mailsoftware hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Welke informatie verzamelen we offline?

Telefoon

Neem je telefonisch contact met ons op, dan krijg je Florien aan de telefoon. Florien maakt vrijwel altijd een korte notitie van het gesprek, zodat we kunnen terugvinden wat er besproken en/of afgesproken is. We maken hiervoor gebruik van een planningssysteem. Met het bedrijf dat dit systeem aanbiedt hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Intakegesprek

Heb je een gesprek met Selma omdat je interesse hebt in een van onze diensten, dan maakt Selma een verslag van het gesprek. Hierin noteert zij wat jullie besproken hebben, wat jouw belangrijkste vraag is en wat jullie hebben afgesproken. Hiervoor gebruiken wij een CRM systeem. Met de aanbieder van dit systeem hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Aanmelding training, workshop, 1-op-1 traject

Besluit je klant van ons te worden, dan hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Deze gegevens hebben wij nodig om een factuur te kunnen maken. Ook hebben wij je gegevens nodig om je te kunnen benaderen voor zaken die met die specifieke workshop en/of training te maken hebben. Word je 1-op-1 klant, dan vragen we ook je geboortedatum. We vinden het namelijk leuk om je een verjaardagskaart te sturen (toch jammer dat we dit nou al hebben moeten verklappen, weg verrassing ;-)).

Voor de facturen maken wij gebruik van een ander facturatiesysteem dan het systeem dat wij gebruiken als je je via onze website aanmeldt. Ook met het bedrijf dat dit systeem aanbiedt hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten. Uiteraard ziet onze boekhouder ook deze facturen, dus ook voor deze facturen is de verwerkingsovereenkomst die wij met haar hebben afgesloten van toepassing.

Als we samenwerken

Op het moment dat je klant van ons bent, verzamelen we ook andere informatie van je. Informatie die te maken heeft met de inhoud van de dienst die je van ons afneemt. Selma maakt bijvoorbeeld foto’s van de flip-over vellen tijdens het Paraplu-traject en noteert kort wat er is besproken en/of afgesproken tijdens bijeenkomsten en/of coachinggepsrekken.

Ook is de kans groot dat jij zelf actief informatie met ons deelt (bijvoorbeeld websiteteksten die je tijdens het traject hebt geschreven). Deze informatie heeft Selma nodig om jou optimaal te kunnen coachen en begeleiden. We bewaren deze gegevens in de Cloud. Deze informatie is goed beveiligd en met de aanbieder van de clouddienst die wij gebruiken hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Vaak delen klanten ook mondeling vertrouwelijke informatie met ons. Bijvoorbeeld over klanten voor wie ze werken en/of gewerkt hebben. Deze informatie noteren wij niet en zullen wij ook nooit met anderen delen. Deze informatie wordt dus ook nergens opgeslagen.

Evaluatieformulier

Na afloop van veel van onze diensten vragen wij onze klanten vaak een evaluatieformulier in te vullen. Deze papieren formulieren bewaren wij in een map bij ons op kantoor. We gebruiken deze formulieren waarvoor ze bedoeld zijn: het evalueren van onze diensten. We zullen de gegevens die je op dit formulier invult nooit met anderen delen en we zullen je n.a.v. het formulier alleen actief voor andere diensten benaderen als je ons hier op het formulier toestemming voor hebt gegeven.

Beveiliging van je gegevens

Om ervoor te zorgen dat je gegevens goed beveiligd zijn, maken wij voor al onze systemen gebruik van een password manager. Hierdoor hebben wij voor iedere applicatie een uniek lang wachtwoord dat is opgeslagen in een digitale kluis.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Als ondernemers zijn wij wettelijk verplicht om onze administratie zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dit is ook de termijn waarop wij de evaluatieformulieren, de gegevens van de intakegesprekken en de gegevens die we verzameld hebben gedurende de periode dat je klant van ons was bewaren.

We doen dit omdat het onze ervaring is dat mensen die wij hebben gesproken en besluiten geen klant te worden dat in de jaren daarna vaak alsnog doen. Ook nemen veel oud-klanten na een aantal jaar een vervolgdienst bij ons af. Door je gegevens te bewaren kunnen wij terugvinden wat wij in het verleden besproken en/of gedaan hebben. Hierdoor kunnen we onze dienstverlening optimaal op jou en je vraag afstemmen.

Na zeven jaar bewaren wij deze gegevens alleen nog geanonimiseerd. Dit geeft ons inzicht in de vragen die onze (potentiële) klanten hebben en het helpt ons om producten en diensten te blijven ontwikkelen die hierop zijn afgestemd.

Inzage, rectificatie en wissen van je gegevens

Uiteraard kun je inzien welke gegevens wij van jou bewaard hebben. Neem contact met ons op en we laten het je zien. Op jouw verzoek kunnen we jouw gegevens ook aanpassen of wissen. Hoewel het natuurlijk voor zich spreekt, noemen we het toch even: de gegevens die wij wettelijk verplicht zijn om te bewaren kunnen we niet voor je wissen.

Bezwaar en intrekken toestemming

Je kunt bezwaar maken tegen het feit dat wij persoonsgegevens van je verwerken. Dat kun je doen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Hier kun je ook een klacht indienen als je vindt dat wij niet zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.

Uiteraard heb je ook recht op het intrekken van de toestemming van het verwerken van je persoonsgegevens. Realiseer je wel dat als wij jouw gegevens niet mogen verwerken, je ook nauwelijks van onze dienstverlening gebruik kunt maken. We hebben nou eenmaal bepaalde gegevens van je nodig om met je te kunnen samenwerken.

Overdracht gegevens

Ga je met een andere partij in zee, dan heb je het recht op de overdracht van je persoonsgegevens naar deze nieuwe partij. Waarschijnlijk is het eenvoudiger als je de gegevens zelf opnieuw aanlevert, maar we zijn wettelijk verplicht je dit aan te bieden. Dus dan doen we dat 🙂

Vragen?

Heb je vragen over deze verklaring? Neem dan gewoon even contact met ons op. Dat kan door te bellen naar: 06 – 1111 7019 of een e-mail te sturen naar info@selmafoeken.nl

Handtekening van marketingadviseur Selma Foeken
 
 
Ede, mei 2018