Privacyverklaring

Via onze website verzamelen we her en der gegevens van je en als je besluit om klant van ons te worden, dan hebben we ook gegevens van je nodig. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij van jou verzamelen, met welk doel wij dat doen, wie deze informatie nog meer ziet en hoe lang jouw gegevens worden bewaard. 

Heb je vragen over deze verklaring? Je kunt contact met ons opnemen via info@selmaflorien.nl  of bellen naar: 06 11 11 70 19.

Het bedrijf Selma & Florien

Selma & Florien V.O.F.
Da Vincilaan 19
6716 WC Ede

Telefoonnummer: 06 11 11 7019
KVK-nummer: 88759350/ BTW- ID: NL864767584B01

De eigenaars/ vennoten van dit bedrijf zijn: Selma Foeken en Florien Versteegh

Algemeen

We vinden het belangrijk om vertrouwelijk met jouw gegevens om te gaan. En niet alleen omdat we verplicht zijn dat volgens de AVG te doen. We gebruiken je persoonsgegevens voor het doel waarvoor je ze aan ons hebt gegeven. Dit betekent dat we niks geks met jouw gegevens doen en deze al helemaal niet verkopen. Uiteraard gebeurt de verwerking van jouw gegevens in overeenstemming met de AVG. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle informatie die je met ons deelt:

  • Online als je onze website bezoekt, een contactformulier invult, een reactie op ons blog geeft, ons een e-mail stuurt, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of voor een van onze diensten, of als je een afspraak in onze online agenda inboekt.

  • Offline als je informatie met ons deelt. Bijvoorbeeld als je ons belt of ons tijdens een ontmoeting jouw e-mailadres geeft omdat je onze nieuwsbrief of informatie wilt ontvangen, of als je klant van ons bent. 

 

Welke informatie verzamelen we online?

Cookies

Onze website is gemaakt in Squarespace. Als je onze website bekijkt worden er door de Analytics van Squarespace gegevens geregistreerd. Hiermee worden gegevens over het surfgedrag verzameld. Met deze gegevens kunnen we onze site verbeteren en gebruiksvriendelijker maken.

Daarnaast hebben we Google Analytics op onze website geïnstalleerd. Hierdoor kunnen we zien wanneer en hoe vaak onze website bezocht wordt en welke pagina’s bezoekers bekijken. We hebben ervoor gezorgd dat jouw IP-adres wordt geanonimiseerd. Dat betekent dat wij en Google niet kunnen zien wie jij bent. Wij hebben Google ook geen toestemming gegeven om de verkregen informatie met anderen te delen. Dit is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die wij met Google hebben afgesloten. 

Daarnaast vind je op onze website social media-deelknoppen. Hierdoor kun je ons ook makkelijk op social media vinden en kun je onze berichten via deze media delen. Om deze knoppen te laten werken worden cookies geplaatst. Lees in de privacyverklaringen van  LinkedIn en Instagram, welke persoonsgegevens deze bedrijven via de cookies verwerken en hoe ze met jouw privacy omgaan.


Nieuwsbrief

Als je je naam en e-mailadres achterlaat om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief, dan gebruiken we deze gegevens alleen om de nieuwsbrief naar je toe te sturen. Meld je je af, dan verwijderen wij je gegevens uit onze database. Voor het toesturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een autoresponder. Met dit bedrijf hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. 


Contactformulier

De gegevens die je via een contactformulier invult gebruiken we om contact met je op te nemen. Deze gegevens worden aan de achterkant van onze website opgeslagen. Daarom is de verwerkingsovereenkomst die wij met de beheerder van onze website hebben afgesloten ook hierop van toepassing. 


Aanmelding voor een training of workshop

Meld je je via de website aan voor een van onze workshops of trainingen, dan hebben wij persoonsgegevens van je nodig voor het maken van een factuur. Wij maken hierbij gebruik van een beveiligd facturatiesysteem. Met de aanbieder van dit systeem hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten. 

Ook hebben wij je gegevens nodig om je te kunnen benaderen voor zaken die met die specifieke workshop en/of training te maken hebben. Betaal je via iDeal, dan is het goed om te weten dat wij gebruik maken van een beveiligde betaalomgeving. Ook met de aanbieder van de betaalomgeving hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten. 


Online agenda

Je kunt zelf een afspraak inplannen in onze online agenda. De gegevens die je hierin achterlaat gebruiken we om contact met je op te nemen. Met de aanbieder van deze agenda-tool hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten. 


E-mail

Zodra je ons mailt, deel je feitelijk persoonsgegevens met ons. Deze gegevens gebruiken wij voor het doel waarvoor je deze gegevens aan ons verstrekt hebt. Met de aanbieder van de e-mailsoftware hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. 

Welke informatie verzamelen we offline?

Telefoon

Neem je telefonisch contact met ons op, dan maakt een van ons (degene die jij spreekt) vrijwel altijd een korte notitie van het gesprek, zodat we kunnen terugvinden wat er besproken en/of afgesproken is. We maken hiervoor gebruik van een planningssysteem. Met het bedrijf dat dit systeem aanbiedt hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. 


Intakegesprek

Heb je een gesprek met (een van) ons omdat je interesse hebt in een van onze diensten, dan maken we een verslag van het gesprek. Hierin noteren we wat we hebben gesproken, wat jouw belangrijkste vraag is en wat we hebben afgesproken. Hiervoor gebruiken wij een CRM-systeem. Met de aanbieder van dit systeem hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. 


Aanmelding workshop, 1-op-1 traject, jaargroep

Besluit je klant van ons te worden, dan hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Deze gegevens hebben wij nodig om een factuur te kunnen maken. Ook hebben wij je gegevens nodig om je te kunnen benaderen voor zaken die met die specifieke workshop, 1-op-1 traject of jaargroep te maken hebben.

Voor de facturen maken wij gebruik van een ander facturatiesysteem dan het systeem dat wij gebruiken als je je via onze website aanmeldt. Ook met het bedrijf dat dit systeem aanbiedt hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.


Als we samenwerken

Op het moment dat je klant van ons bent, verzamelen we ook andere informatie van je. Informatie die te maken heeft met de inhoud van de dienst die je van ons afneemt. Selma maakt bijvoorbeeld foto’s van de flip-over vellen tijdens het Paraplu-traject en noteert kort wat er is besproken en/of afgesproken tijdens bijeenkomsten en/of coachingsgesprekken.

Ook is de kans groot dat jij zelf actief informatie met ons deelt (bijvoorbeeld websiteteksten die je tijdens een traject hebt geschreven). Deze informatie hebben we nodig om jou optimaal te kunnen coachen en begeleiden. We bewaren deze gegevens in de Cloud. Deze informatie is goed beveiligd en met de aanbieder van de clouddienst hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. 

Vaak delen klanten ook mondeling vertrouwelijke informatie met ons. Bijvoorbeeld over klanten voor wie ze werken en/of gewerkt hebben. Deze informatie noteren wij niet en zullen wij ook nooit met anderen delen. Deze informatie wordt dus ook nergens opgeslagen. 

Als je een dienst afneemt met Human Design, dus als je meedoet met de workshop ‘Human Design voor ondernemers’ of als je met Florien gaat werken aan Human Design, dan vragen we om jouw geboortegegeven. Deze gegevens bewaren we in een beveiligde tool en zullen we nooit met anderen delen.

Als je meedoet aan onze jaargroep, dan zul je informatie van de andere deelnemers te horen krijgen. Dit is vaak vertrouwelijke persoonlijke en/ of bedrijfsinformatie. Van alle deelnemers aan de jaargroep vragen wij strikte vertrouwelijkheid. De deelnemers zullen, net als wij zelf, nooit ongevraagd informatie delen over de jaargroep. In de jaargroep nodigen wij regelmatig gastdocenten uit. Ook van hen vragen wij strikte vertrouwelijkheid over de informatie die zij tijdens het geven van hun gastles te horen krijgen.


Evaluatieformulier

Na afloop van veel van onze diensten vragen wij onze klanten vaak een evaluatieformulier in te vullen. We gebruiken deze formulieren waarvoor ze bedoeld zijn: het evalueren van onze diensten. We zullen de gegevens die je op dit formulier invult nooit met anderen delen en we zullen je n.a.v. het formulier alleen actief voor andere diensten benaderen als je ons hier op het formulier toestemming voor hebt gegeven. 

Beveiliging van je gegevens

Om ervoor te zorgen dat jouw gegevens goed beveiligd zijn, maken wij voor al onze systemen gebruik van een passwordmanager. Hierdoor hebben wij voor iedere applicatie een uniek lang wachtwoord dat is opgeslagen in een digitale kluis.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Als ondernemers zijn wij wettelijk verplicht om onze administratie zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dit is ook de termijn waarop wij de evaluatieformulieren, de gegevens van de intakegesprekken en de gegevens die we verzameld hebben gedurende de periode dat je klant van ons was bewaren. 

We doen dit omdat het onze ervaring is dat mensen die wij hebben gesproken en besluiten om geen klant te worden dat in de jaren daarna vaak alsnog doen. Ook nemen veel oud-klanten na een aantal jaar een vervolgdienst bij ons af. Door je gegevens te bewaren kunnen wij terugvinden wat wij in het verleden besproken en/of gedaan hebben. Hierdoor kunnen we onze dienstverlening optimaal op jou en je vraag afstemmen. 

Na zeven jaar bewaren wij deze gegevens alleen nog geanonimiseerd. Dit geeft ons inzicht in de vragen die onze (potentiële) klanten hebben en het helpt ons om producten en diensten te blijven ontwikkelen die hierop zijn afgestemd. 

Inzage, rectificatie en wissen van je gegevens

Uiteraard kun je inzien welke gegevens wij van jou bewaard hebben. Neem contact met ons op en we laten het je zien. Op jouw verzoek kunnen we jouw gegevens ook aanpassen of wissen. Hoewel het natuurlijk voor zich spreekt, noemen we het toch even: de gegevens die wij wettelijk verplicht zijn om te bewaren kunnen we niet voor je wissen. 

Bezwaar en intrekken toestemming

Je kunt bezwaar maken tegen het feit dat wij persoonsgegevens van je verwerken. Dat kun je doen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Hier kun je ook een klacht indienen als je vindt dat wij niet zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. 

Uiteraard heb je ook recht op het intrekken van de toestemming van het verwerken van je persoonsgegevens. Realiseer je wel dat als wij jouw gegevens niet mogen verwerken, je ook nauwelijks van onze dienstverlening gebruik kunt maken. We hebben nou eenmaal bepaalde gegevens van je nodig om met je te kunnen samenwerken. 

Overdracht gegevens

Ga je met een andere partij in zee, dan heb je het recht op de overdracht van je persoonsgegevens naar deze nieuwe partij. Waarschijnlijk is het eenvoudiger als je de gegevens zelf opnieuw aanlevert, maar we zijn wettelijk verplicht je dit aan te bieden. Dus dan doen we dat.

Vragen?

Heb je vragen over deze verklaring? Neem dan gewoon even contact met ons op. Dat kan door te bellen naar: 06 11 11 70 19 of een e-mail te sturen naar info@selmaflorien.nl

Selma Foeken
Florien Versteegh
Namens Selma & Florien V.O.F.

Ede, mei 2023